Największy błąd przy rezerwacji sali konferencyjnej to porównywanie samych metrów. Ta sama sala mieści 130 osób w układzie teatralnym i 60 w szkolnym — różnica wynika z tego, czy uczestnicy mają przed sobą blat. Poniżej konkretne wymiary i pojemności sal o3meet na warszawskim Mokotowie oraz lista rzeczy, które warto ustalić, zanim wyślesz zapytanie.

Ile metrów potrzeba na konferencję dla 20, 60, 130 i 200 osób?

Centrum konferencyjno-eventowe o3meet zajmuje ponad 1000 m², z czego 265 m² to same sale konferencyjne. Oto pełne zestawienie — powierzchnia i maksymalna liczba osób w poszczególnych aranżacjach:

Sala Powierzchnia Teatralny Szkolny Podkowa Bankietowy Koktajlowy
Ring I 23 m² 14 — 12 — —
Ring II 26 m² 20 — 12 — —
Sydney ’00 60 m² 60 30 35 45 30
Atlanta ’96 155 m² 130 60 65 130 90
Barcelona ’92 215 m² 200 100 80 180 140

Sydney ’00 pozwala dodatkowo na układ zasiadany dla 30 osób, Atlanta ’96 — dla 50.

Jak z tego korzystać w praktyce:

  • Do 20 osób — spotkanie zarządu, warsztat, rekrutacja: sale Ring I i Ring II, kameralne i ustawiane w podkowę.
  • 30–60 osób — szkolenie z ćwiczeniami: Sydney ’00 (60 osób teatralnie, 30 w układzie szkolnym z blatem do pisania).
  • 60–130 osób — konferencja lub gala: Atlanta ’96, która obsłuży zarówno prelekcje (130 osób), jak i kolację bankietową (130 osób).
  • Powyżej 130 osób — Barcelona ’92, do 200 osób w układzie teatralnym.

Główną salę można podzielić na dwie mniejsze — to rozwiązanie na wydarzenia ze ścieżkami równoległymi albo na dzień, w którym plenarka przechodzi w warsztaty w grupach.

Nazwy sal nie są przypadkowe: Barcelona ’92, Atlanta ’96 i Sydney ’00 to miasta i lata olimpijskie, a wnętrza całego obiektu są inspirowane dyscyplinami sportowymi.

Sala kameralna w o3meet — stół konferencyjny, ekran, duże okna z żaluzjami i mural o tematyce sportowej

Gdzie odbywają się przerwy kawowe?

To pytanie decyduje o komforcie bardziej, niż się wydaje — konferencja bez miejsca na przerwę oznacza kolejkę po kawę na korytarzu. W o3meet służy do tego foyer o powierzchni 195 m², w pełni przygotowane do przerw kawowych i posiłków w formule koktajlowej, plus 500 m² powierzchni restauracyjno-barowej. Do dyspozycji są usługi cateringowe, pakiety przerw kawowych i opcje lunchu biznesowego.

Foyer o3meet — przestrzeń na przerwy kawowe ze stolikami koktajlowymi, strefą wypoczynkową i stanowiskiem z ekspresami

Jakie wyposażenie jest w salach?

Standard techniczny, który warto potwierdzić przy każdym obiekcie — w o3meet obejmuje:

  • rzutnik, ekran, nagłośnienie i mikrofony,
  • flipchart,
  • szybki i niezawodny internet,
  • klimatyzację we wszystkich salach,
  • dostęp do światła dziennego z możliwością całkowitego zaciemnienia,
  • elastyczne konfiguracje ustawienia sal,
  • 2 VIP Roomy — na rozmowy na uboczu, backstage dla prelegentów lub biuro organizatora,
  • dedykowany personel eventowy.

Punkt o zaciemnieniu bywa niedoceniany: sala z pięknymi oknami, ale bez rolet, potrafi zabić czytelność każdej prezentacji tuż po południu.

Czy uczestnicy mogą zostać na noc?

Tak — sale i pokoje są w jednym budynku. o3Hotel ma 232 pokoje 1-, 2-, 3- i 4-osobowe, każdy z klimatyzacją, biurkiem, bezpłatnym Wi-Fi i zestawem do parzenia kawy. Dla organizatora oznacza to jedną rzecz: zero logistyki między salą a noclegiem i zero porannych opóźnień z powodu korków. Recepcja pracuje całą dobę, a hotel wystawia faktury VAT.

Śniadanie w formie bufetu serwowane jest od 6:30 — uczestnicy zdążą zjeść nawet przed sesją poranną.

Jak uczestnicy dojadą na miejsce?

Hotel stoi u zbiegu ul. Jana III Sobieskiego i al. Sikorskiego, w cichej części Mokotowa:

  • Lotnisko Chopina — 5 km, ok. 20 minut samochodem; spod hotelu jedzie tam bezpośrednio autobus 148.
  • Centrum Warszawy — 5 km, ok. 20 minut komunikacją miejską.
  • Komunikacja spod hotelu — tramwaje 14, 16 i 19 (m.in. do centrum i Dworca Centralnego) oraz autobusy 116, 148, 172 i E-2; nocą N03, N31 i N81.
  • Auto i autokar — duży prywatny parking na terenie obiektu, przystosowany także do autokarów.

Dla wydarzenia z uczestnikami spoza Warszawy kombinacja „20 minut z lotniska + parking dla autokaru“ jest zwykle ważniejsza niż prestiżowy adres w ścisłym centrum.

Co przygotować przed wysłaniem zapytania?

Żeby dostać sensowną ofertę w pierwszej turze, zbierz cztery informacje:

  1. Liczba uczestników i układ sali — teatralny (najwięcej osób, bez pisania), szkolny (blat, ok. połowa pojemności), podkowa (dyskusja), bankietowy lub koktajlowy (część wieczorna).
  2. Harmonogram dnia — godziny startu i końca, liczba przerw, czy jest lunch, czy wieczorem przechodzicie w część nieformalną.
  3. Potrzeby techniczne — czy wystarczy standardowy zestaw (rzutnik, nagłośnienie, mikrofony), czy potrzebne są mikrofony bezprzewodowe dla panelu, nagrywanie albo transmisja.
  4. Noclegi — ile pokoi i na które noce; to wpływa na kalkulację całości.

Masz termin i liczbę osób? Napisz albo zadzwoń bezpośrednio — dobór sali i wstępny kosztorys ustalimy od ręki.

Dział sprzedaży o3meet